Как оформить критерии оценки заявок в Excel по 223-ФЗ

Что перенести в Excel из документации до оценки заявок

Критерии оценки заявок в Excel оформляйте не как самостоятельную методику, а как рабочую таблицу по правилам конкретной закупки. Для каждого балла должно быть понятно, какой показатель оценивали, какие сведения из заявки учли и какое правило применили.

Перед оценкой сопоставьте положение о закупке и документацию процедуры. Перенесите в таблицу критерии и показатели, перечень учитываемых сведений и подтверждений, шкалы или формулы начисления баллов, веса и способ расчёта итога — только в той мере, в какой эти условия предусмотрены закупкой.

Если условие допускает разные трактовки, не исправляйте методику формулой в Excel. Зафиксируйте вопрос и разрешите его в рамках процедуры до применения критерия. При необходимости используйте запрос на разъяснение документации по 223-ФЗ.

• Критерий и оцениваемый показатель
• Какие сведения и документы учитываются
• Шкала, формула и правило начисления баллов
• Вес критерия и правило расчёта общего результата, если они установлены

Как устроить таблицу: заявка, подтверждения, баллы и итог

На основном листе сделайте одну строку на заявку и отдельный блок столбцов для каждого критерия. Внутри блока разделите сведения участника, подтверждающие документы, результат проверки и присвоенный балл. Если документов или показателей много, вынесите их в отдельный лист и связывайте с заявкой по её идентификатору.

В поле «Основание» кратко укажите, какие сведения приняты к оценке и почему. Итоговый балл и его формулу добавляйте, только если они предусмотрены методикой. Excel помогает выполнить установленный расчёт, но не задаёт шкалу, вес или правило начисления.

• Номер или иной идентификатор заявки
• По каждому критерию: показатель и сведения, взятые из заявки
• Название, реквизиты или ссылка на подтверждающий документ
• Результат проверки и краткое основание
• Присвоенный балл по критерию
• Вес и итоговый расчёт, если они предусмотрены методикой

Как проверять опыт и квалификацию участников

При оценке опыта или квалификации сначала выделите в заявке сведения, которые относятся к показателю. Затем проверьте документы тем способом, который описан в закупочной документации. Не подменяйте установленный порядок собственным перечнем подтверждений.

Разделите в таблице проверку сведений и начисление баллов. Запишите, какой документ рассмотрели, что приняли к оценке и на каком основании; если сведения не учли — укажите причину. После этого примените к результату проверки шкалу или формулу из документации.

Условный пример. Для критерия опыта укажите показатель, сведения об опыте из заявки и ссылку на подтверждение. В соседних полях отметьте результат проверки, основание решения и балл по установленной шкале. Значения и документы для такого примера определяются условиями конкретной закупки.

1. 01
   Найдите сведения

   Укажите данные об опыте или квалификации, которые относятся к критерию.

2. 02
   Сверьте подтверждение

   Проверьте документ по условиям закупки и запишите его название, реквизиты или место хранения.

3. 03
   Зафиксируйте результат

   Отметьте, какие сведения приняты к оценке, а какие нет, и укажите основание.

4. 04
   Начислите балл

   Примените к проверенным сведениям только предусмотренную документацией шкалу или формулу.

Как сверить баллы в Excel с итоговым протоколом

Перед подготовкой протокола проверьте баллы по каждому критерию, а не только общий результат. По п. 6 ч. 14 ст. 3.2 Закона № 223-ФЗ заказчик не обязан указывать в протоколе порядок оценки заявок по каждому критерию, но обязан указать количество баллов, присвоенных участникам по каждому критерию.

Для сверки сопоставьте каждую заявку с каждым критерием: значения в таблице должны совпасть с баллами, перенесёнными в протокол. Общая сумма или описание итогового результата не заменяют такую проверку. Перед применением нормы сверьте её актуальную редакцию на дату процедуры.

Что проверить перед утверждением расчёта

До переноса результатов проверьте, что таблица не меняет условия закупки: критерии, показатели, способы подтверждения, шкалы и формулы должны соответствовать установленной методике. Убедитесь, что нет пропущенных баллов, формулы охватывают все заявки, а основания оценки можно проследить до сведений участника и подтверждающего документа.

Частые ошибки, которые стоит выявить до оформления протокола: заполнен только общий результат; пропущены баллы по отдельному критерию; одной шкале соответствуют разные способы расчёта; итоговая формула применяет неустановленный вес; значения в протоколе расходятся с таблицей. Для дополнительной проверки шкалы и её применения можно обратиться к материалу о критериях оценки заявок по 223-ФЗ.

1. 01
   Сверьте правила

   Сопоставьте таблицу с документацией и положением о закупке.

2. 02
   Проверьте сведения

   Убедитесь, что к каждому результату можно найти данные заявки и подтверждение.

3. 03
   Проверьте баллы

   Убедитесь, что по каждой заявке заполнены баллы по каждому критерию.

4. 04
   Пересчитайте итог

   Проверьте охват строк и применяйте только предусмотренное методикой правило.

5. 05
   Сверьте протокол

   Сопоставьте баллы по каждому критерию в Excel с итоговым протоколом.